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La esquiva tasa de éxito en la gestión de proyectos TI mejora al gestionar procesos y personas de acuerdo al contexto organizacional

La esquiva tasa de éxito en la gestión de proyectos TI mejora al gestionar procesos y personas de acuerdo al contexto organizacional
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Muchas organizaciones tienen problemas con la implementación de proyectos TI. Los proyectos buscan crear soluciones que agreguen valor a la compañía, resolviendo algún problema de negocio o generando ventajas competitivas que la ayuden a posicionarse por sobre la competencia. Esto se ve reflejado en que las estadísticas que dan cuenta del éxito que pueda tener alguno de ellos son bajas: solo un tercio cumple con las expectativas, el presupuesto y los plazos acordados de entrega. Del resto, no existe la certeza si se cumple con los objetivos iniciales. Así lo señala la literatura académica internacional.

¿Sobre las causas? Existe un artículo titulado IT project management: Infamous failures, classic mistakes, and best practices, publicado en la prestigiosa revista MIS Quarterly Executive, el cual presenta un ranking con los 36 errores clásicos. Este revela que los malos resultados de la implementación de sistemas y tecnologías de información no se debe principalmente a una causa de tipo tecnológica, sino que el problema suele encontrarse en los procesos de gestión del proyecto en sí, tales como estimaciones y agendamiento deficiente, falta de gestión de riesgos, reducción en procesos de aseguramiento de calidad, y en la gestión de personas. Por lo tanto, para aumentar las tasas de éxito en la implementación de proyectos TI las mejoras deben realizarse en el ámbito de la gestión.

La utilización de modelos y enfoques, para la gestión de proyectos tecnológicos, tales como la guía PMBOK, que considera una amplia gama de áreas de gestión y proporciona herramientas; el método Scrum, que centra su trabajo en lo fundamental de un proyecto, permitiendo generar resultados rápidamente e interactuar dinámicamente con los usuarios de productos concretos; así como también la aplicación de métodos adaptativos, livianos, de ambiente controlado, u otros que se enfocan en la trazabilidad del tiempo y seguimiento de las tareas que deben ejecutarse, han permitido solucionar, parcialmente, los problemas de gestión. Pese a ello, la tasa de éxito de la implementación de proyectos TI no muestra una mejora importante.

Este aspecto es de mucha relevancia para las organizaciones, pues en la actualidad el aumento de la tecnologización ha incrementado la necesidad de implementar sistemas y tecnologías de información, que sirven para apoyar una gran variedad de procesos que despliegan estrategias de negocio digitales.

La clave para mejorar los resultados de las inversiones y esfuerzos organizacionales que se realizan en un proyecto TI no se encuentra en implementar una herramienta one size fits all, sino que en reconocer las particularidades y necesidades de cada proyecto y contexto organizacional. En este aspecto, la solución no se asegura con certificaciones de alguna metodología que adquieren los profesionales de TI, ni tampoco crear Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), que promueven la aplicación de métodos de gestión y el monitoreo de indicadores que son elementos fundamentales a los que deben poner atención los jefes de Proyecto, su equipo o el cliente. Esto sin pretender señalar que tales practicas son negativas o ineficaces, sino que deben complementarse con una estrategia de gestión a la medida.

Esta también debe contemplar la utilización de tradicionales modelos de ciclo de vida de proyectos y de sistemas, la gestión de personas, la teoría de la comunicación, herramientas para la ejecución presupuestaria, cartas Gantt, KPI y SLA; así como herramientas y técnicas para la gestión de proyectos TI, poniendo el foco en la planificación y gestión de recursos y personas, más que en el desarrollo e implementación tecnológica.

En la gestión de proyectos, debe primar la racionalidad, conociendo y utilizando métodos, técnicas y herramientas que se adapten de mejor manera al tipo de proyecto y contexto organizacional, y que puedan combinarse aplicando –si fuera necesario–, las metodologías de gestión de proyectos TI. Esto permitirá que el jefe de Proyecto tenga el control, tome decisiones oportunas y consiga a un costo razonable, los resultados que espera el cliente para su negocio. Lo que no debe perder de vista es que su foco debe estar puesto en el éxito del producto, y no en la aplicación exitosa de un método o herramienta.

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