Cómo delegar de manera eficiente

Ciertos directivos prefieren controlar los procedimientos de su departamento hasta tal punto que tienen dificultad en delegar tareas.  Aprender a delegar de manera efectiva es la clave para obtener mejores resultados y multiplicar tu valor para tu empresa.

Cómo delegar

El éxito de una organización es siempre colectivo. Por potentes que sean las individualidades que se sumen al proyecto, no podrán competir ante equipos organizados que colaboran para conseguir un objetivo común. De ahí que la delegación sea imprescindible, el permitir resultados más ambiciosos y mejores.

1. Administrar en lugar de acaparar

La delegación trasciende de lo que puedes hacer personalmente a lo que puedes administrar. Los cometidos que pueden desarrollar tu equipo son mucho más numerosos que los que puedes ejecutar tu solo, por una pura cuestión matemática que no admite discusión. Pese a ello, muchos directivos prefieren acaparar todo el trabajo que pueden porque consideran que se realizará mejor. La realidad dice lo contrario, ya que por muy buenos que seamos en nuestro cometido, llega un momento que la saturación, la presión y la falta de tiempo nos harán decaer. Por dicha razón, lo ideal es administrar las tareas, delegándolas en aquellos que pueden ejecutarlas bajo tu supervisión. El volumen de trabajo que alcanzarás -con tu equipo- se multiplicará, a un nivel muy parecido al que tú realizas en solitario. Y además, tus colaboradores irán creciendo, mejorando en su quehacer y liberándote cada vez más sin que la organización se resienta, sino lo contrario.

2. Comunica con claridad

Es fundamental que quien vaya a recibir la delegación conozca el resultado que esperas.  Asegúrate de informar adecuadamente a cada miembro del equipo involucrado en la delegación. Explica los pormenores sobre su cometido y la razón por qué fueron elegidos, qué esperas de ellos, los objetivos que deben alcanzar, los plazos de ejecución y de qué recursos pueden disponer.

3. Delimita responsabilidades

Traza responsabilidades y establece controles -sobre el resultado, no sobre el procedimiento-, permaneciendo al día de los progresos logrados. Establece una fecha (o un horario) para informar de las actualizaciones del proyecto. Si es necesario, solicita un informe a RRHH sobre la idoneidad de los miembros asignados al proyecto.

4. Apoya

Delegar es lo opuesto de ignorar. Brinda apoyo para que se cumpla lo solicitado con eficiencia. Es preciso que cada miembro del equipo sepa como actuar en una contingencia. La puerta de tu despacho debe estar abierta para cualquier pregunta. Es muy posible que se necesite tu dirección, consejo o guía conforme avanza el trabajo.

5. Reconoce el mérito

Una vez finalizada la tarea, es saludable valorarlo y agradecerlo. Cuando el trabajo delegado te sea remitido de vuelta, toma el tiempo necesario para revisarlo. Sólo si te entregan una labor de buena calidad y completamente terminada darás tu visto bueno. Una vez compruebes que la tarea se devolvió correcta y en  el tiempo solicitado, por supuesto, reconoce el esfuerzo y recompensalo en la medida de lo posible. De esta forma generarás buen ambiente, aumentarás la confianza de tu equipo y se ganará crédito para próximas ocasiones.

Conclusión

Uno de los valores más apreciados por los departamentos de RRHH es la capacidad de delegar de los directivos.  La delegación abrirá tu trabajo a una dimensión mayor en la que alcanzar éxitos empresariales.

Delegar con eficiencia significa mantener el difícil equilibrio entre generar espacio suficiente para que el equipo use sus habilidades sin cortapisas, mientras se monitorea y apoya lo suficiente para asegurar que el trabajo se hace de manera correcta y efectiva. Si logras que esa relación funcione, habrás triunfado en la delegación de tareas.

Columna escrita por  Andrés Luco Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.