Nueve aspectos a tener en cuenta al utilizar la tecnología de colaboración

Tecnologías como la nube eliminan los obstáculos para la colaboración, permiten cambiar y posibilitan que las empresas puedan reorganizar los espacios de trabajo haciéndolos más efectivos. Para beneficiarse de esto, la industria del Facility Management deben ser creativos e innovadores y pensar simultáneamente en el cliente y sus colaboradores.

ISS Facility Services, empresa experta en la provisión de servicios de Seguridad, Limpieza, Catering, Mantenimiento y Soporte, destaca nueve aspectos importantes que la industria del Facility Management debe tener en cuenta al utilizar tecnología de colaboración e introducir cambios en los espacios de trabajo.

Implicancias para el sector del Facility Management:

• Cambios fundamentales en la gestión del ciclo de vida del FM: La gestión del ciclo de vida del entorno construido con el apoyo de la tecnología digital requiere cambios fundamentales en la operatividad diaria tanto en el sector de la construcción (arquitectos, contratistas, ingenieros) como en el del Facility Management (propietarios, proveedores de servicios, fabricantes de artículos de construcción, grupos de supervisión y usuarios del edificio).

• Desarrollo de procesos de negocio colaborativos y transparentes: Los grupos de FM, construcción y supervisión deben elaborar procesos y prácticas de negocio colaborativas y transparentes que utilicen y muestren información precisa y actualizada mediante el uso de una terminología común. Esto incluye el desarrollo de una serie de medidas relevantes de productividad que garanticen que el espacio de trabajo está siendo lo más eficaz posible.

• Activar protocolos de recogida y análisis de datos: Los proveedores de FM deben desarrollar un planteamiento activo y una metodología de recogida de datos para analizarlos ya que los clientes desconocen cómo se están utilizando sus instalaciones.

• Creación de organizaciones articuladas entre departamentos: Los departamentos de FM, Marketing, RR.HH y TI deben establecer cómo crear estructuras entrelazadas que proporcionen las mismas prácticas del entorno de trabajo virtual y físico, tanto si el trabajador se encuentra en la oficina como si no.

• Trabajar conjuntamente para analizar los efectos de las nuevas tecnologías: Los proveedores de FM deben trabajar con los clientes para analizar cómo afectarán la implementación de nuevas tecnologías al espacio de trabajo y a la oferta de servicios.

• Concentración en la innovación y en proporcionar recursos suplementarios: Los proveedores de FM deben ampliar su capacidad de acción al proporcionar recursos suplementarios, apoyar las capacidades internas de renovación que aumenten y mejoren la calidad del espacio de trabajo y centrándose en la innovación.

• Desarrollo de estrategias de trabajo que se respalden mutuamente: Los proveedores de FM y el departamento de IT deben colaborar y desarrollar estrategias de trabajo que se respalden mutuamente para evitar problemas. Esto incluiría un rápido seguimiento de soluciones estándar de IT o la alineación de mensajes contradictorios por parte de la alta dirección. Por ejemplo, el comité ejecutivo podría solicitar una reducción del espacio en la oficina al tener a más empleados trabajando desde casa a la vez que reduce los presupuestos de IT.

• Implementación de soluciones de seguridad estables para la oficina futura: Los proveedores de FM y el departamento corporativo de IT se enfrentan al reto de desarrollar soluciones de seguridad para la oficina del futuro.

• Definir el papel de los FMs en la recogida y análisis de datos: El reto para los proveedores de FM será identificar su papel en la recogida, gestión y análisis de datos. Con el fin de ser parte del equipo que define cómo potenciar la productividad y eficiencia del futuro espacio de trabajo en la organización central, los proveedores de FM deben adaptarse a las necesidades de los trabajadores y a los requisitos organizativos para tener una estrategia ágil y flexible.