Sistemas en tu empresa: eficiencia y calidad en tus procesos
Los primeros meses de vida de un emprendimiento son cruciales para identificar la mejor forma de realizar ciertos procesos y optimizar al máximo la utilización de los recursos necesarios para la cadena productiva. En ese sentido, la sistematización se alza como un concepto clave para incrementar la eficiencia y productividad.
Uno de los grandes beneficios que conlleva la implementación de sistemas en las empresas es la posibilidad de estandarizar procesos, facilitando la continuidad de las operaciones. Esto permite garantizar la calidad de los productos/servicios aun cuando incorporas nuevo personal, pues hay pautas establecidas que pueden ser aplicadas por todos los elementos de la cadena productiva.
Al implantar sistemas las empresas ganan autonomía, permitiéndoles encontrar nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo, además de obtener resultados consistentes, confiables y predecibles a largo plazo.
Sistemas: la clave de la optimización de procesos
El know how de una empresa es uno de sus principales activos, y estandarizarlo permitirá que los resultados de los colaboradores sean cada vez mejores, lo que nos ayudará a tener la tranquilidad que necesitamos para crecer de forma sólida y continua.
Al implementar sistemas en una empresa es posible estandarizar los resultados. Para ello, estableceremos normas de calidad -tanto cualitativas cómo cuantitativas- que demarcarán la manera en que el trabajo debe realizarse. La idea, es que cada uno de los trabajadores se involucre con los sistemas implementados, tanto en el ámbito interno como con proveedores y clientes.
Para implementar sistemas de manera exitosa en una empresa debemos considerar dos importantes pasos:
1. Identificar cómo operan nuestros procesos
Conocer cuáles son los flujos de trabajo es clave para optimizar los procesos. Aquí, la flexibilidad resulta fundamental para hacer los cambios necesarios que nos permitan una mejora constante de nuestros protocolos.
2. Definir lineamientos
Luego de saber cómo se realizan los procesos, es necesario documentar el paso a paso. Así. todos los involucrados en la cadena productiva podrán realizarlos de la misma forma, obtener los mismos resultados y, por consiguiente, la misma calidad.
En otras palabras, se deben establecer protocolos de trabajo, lo que facilitará la tarea de definir cada labor de forma clara. Esto también permite establecer los indicadores necesarios para verificar cada fase de la cadena productiva, posibilitando identificar puntos que requieran de mejoras.
Es importante entender la necesidad de cambiar el foco: debemos pasar desde la perspectiva en la que nuestros productos/servicios nos definen como empresa, a aquella en la que el negocio constituye el eje central. Al hacerlo, es posible concentrarse en cada etapa de la cadena productiva, pudiendo identificar con claridad cada proceso, sistematizarlo y optimizar así tanto los esfuerzos del capital humano como de los recursos empleados.
En definitiva, implementar sistemas al funcionamiento de una compañía es una práctica necesaria para mejorar y estandarizar procesos, resultados y calidad. Junto con lo anterior, es posible obtener mayor autonomía operacional, clave para incrementar la rentabilidad.
No obstante, uno de los beneficios más importantes al implementar sistemas en una compañía es el tiempo que se gana para dedicarlo a buscar nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo organizacional. En ese sentido, delegar responsabilidades es indispensable para que una empresa pueda expandirse de manera sostenida y constante. No es fácil, es cierto, pero todo buen líder debe saber que no puede hacerse cargo de todo, y parte de sistematizar es aprender a confiar en los miembros de la organización.
Recuerda que, si necesitas orientación o ayuda, siempre puedes apoyarte en expertos en gestión empresarial. Así, te aseguras de que cada paso dado sea el correcto en vías de mejorar el funcionamiento de tu empresa.
Por Andrés Luco Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.
