Tecnología y automatización: claves para asegurar el éxito de un evento
Las decisiones que una empresa toma un mes antes de un evento pueden marcar el éxito o el fracaso de un evento: encomendar a la secretaria la tarea de enviar invitaciones, pedir a los ejecutivos que hagan directamente la gestión o no disponer de una base de datos actualizada son algunos de los comportamientos «fatales» de la etapa de organización.
Las falencias de una mala planificación inicial pueden derivar en caos una semana antes de la actividad: se hace imposible confirmar las cenas, se multiplican los llamados de clientes que no han sido invitados o se mantiene sin responder la pregunta de cómo serán recibidos los asistentes: ¿una planilla Excel en el computador es la mejor opción?
Y es que sin invitados no hay evento, afirman desde la compañía CP DATA Confirma, especializada en diseñar y crear experiencias positivas entre los participantes: invitados, marcas organizadoras y productoras, entre ellos.
La firma nacional tiene 22 años de experiencia en el rubro y su propósito es ayudar a las empresas a alcanzar los objetivos derivados de la organización de una actividad de este tipo: captar leads, presentar sus productos, vender, vivir experiencias de marca, fidelizar, buscar talentos, formar equipos y conocer a sus clientes.
¿Qué ganan las empresas?: «Sin duda, es una invitación a ser más eficientes, que permite entre otros: reducir los costos, diferenciarse de la competencia, mejorar la imagen y reputación de marca, satisfaciendo la experiencia y expectativas de los invitados», afirma Cristián Croquevielle, gerente general de CP DATA Confirma.
Entre las soluciones que mayores beneficios reportan a la organización de un evento están los mecanismos de reconocimiento por medio de códigos QR, de barra y lectura de Cédula de Identidad que permiten que cuando el invitado llegue a un evento viva una excelente experiencia de acreditación, valoran desde la firma especializada.
«Hoy las personas son más exigentes, quieren procesos simples, que le ahorren tiempo, que reduzcan el riesgo de no ser reconocidos, quieren accesibilidad y usar la tecnología de que disponen. Los organizadores y productoras de eventos han tomado a la tecnología como gran protagonista, desde la convocatoria en adelante», agrega el ejecutivo.
La tecnología como aliada
En la fase inicial, es fundamental el diseño de un plan de comunicaciones basado en métricas críticas: tasa lectura, índice de interés en participar, índice de formalidad. El éxito del evento depende precisamente de una ejecución óptima y personalizada, centrada en las características de los clientes y su segmento. El objetivo es mantener a la audiencia entusiasmada, a través de la omnicanalidad.
Para esto, el envío de información requiere de conocimiento técnico especializado: por ejemplo, con la creación de formularios, sitios y WebApps responsivos, que se adapten a distintos dispositivos. Todo el proceso es automatizado y monitoreado en tiempo real para entregar información oportuna y apoyar la toma de decisiones, añade Croquevielle.
La compañía pone a disposición de sus clientes toda su infraestructura de servidores, seguridad y motores inteligentes que permiten conseguir excelentes tasas de lectura y llegar a la bandeja de entrada de los invitados. «Una vez que saben que están invitados, los acompañamos con información relevante, incentivándolos a participar e interactuar antes que comience cada evento».
La firma especializada procura que los confirmados cuenten con un código QR para acreditarse rápidamente en diversas estructuras disponibles: tótem de acreditación asistida, módulos de autoatención, acreditación con aplicaciones en tablets, o acreditación express y manual. Entre sus servicios, CP Data Confirma ofrece que las empresas tengan su propia aplicación de eventos; o su propia WebApp con funcionalidades de información e interacción.
«Son variadas las funcionalidades que ponemos a disposición de las empresas, como ejemplo, el QR Inteligente con nubes de palabras, votaciones, quizzes, trivias, preguntas al expositor, entre muchas otras, lo que asegura que el evento sea todo un éxito», concluyó el experto.
