Cómo mejorar la productividad de las empresas con tecnología contable

Aprovechar el desarrollo de herramientas y plataformas tecnológicas puede optimizar la productividad de los recursos humanos de una empresa, al reducir tareas contables y financieras que terminan siendo repetitivas y altamente propensas a errores, costando tiempo y dinero.

Cuando se habla de productividad empresarial existen numerosos factores a tener en cuenta, usualmente relacionados con la cantidad de tareas que resuelve un equipo de trabajo en determinado tiempo. Sin embargo, algunos de los mitos alrededor de este imaginario tienen que ver con que todos los colaboradores de una empresa mantienen un ritmo de trabajo similar o que guardan afinidad en su metodología de trabajo, cuando en realidad, cada trabajador tiene peaks de productividad y periodos de procrastinación, que sumados al trabajo de aprobación de los cargos gerenciales, pueden provocar retrocesos y reprocesos, aumentando el volumen de actividades, lo que afecta el rendimiento de las empresas.

Para Alfonso Cuadra, CEO de Rindegastos, la plataforma que ayuda a empresas a digitalizar sus rendiciones de gastos al 100%, uno de los principales cuellos de botella se produce debido a trámites contables que involucran comprobaciones, ajuste de facturas y reporte de gastos, pues estas actividades requieren un alto nivel de detalle y consumen más tiempo al ser tareas recurrentes que se realizan incluso varias veces al día. «Automatizar procesos contables es quizás, uno de los pilares de la productividad en las empresas hoy en día, pues se libera cierta carga laboral de los equipos de trabajo apoyándose en tecnología que puede programarse para cumplir acciones simples que consumen tiempo y atención al detalle», explica Cuadra.

En la actualidad, existe un despliegue de herramientas informáticas —muchas de ellas con tecnología de nube— que alivian la gestión corporativa en términos financieros haciendo más fácil administrar y revisar comprobantes, facturas y boletas que usualmente deben pasar por la aprobación de diferentes personas. Lo sorprendente de estos insumos tecnológicos son las funciones que ofrecen para efectuar cada tipo de tarea, por ejemplo, al digitalizar planillas o calcular tarifas e impuestos con una simple configuración y el uso de inteligencia artificial, todo desde un teléfono móvil.

Lo que muchas empresas desconocen es que estas plataformas no solo pueden ayudar a incrementar la productividad colectiva e individual de sus equipos, sino que además están detrás de una mejora en el bienestar de sus colaboradores al simplificar sus esquemas de trabajo, en mayor medida porque estas herramientas impulsan la eficiencia al reducir horas de trabajo en actividades que deben ser evaluadas numerosas veces, aumentando significativamente el estrés y siendo un detonante de la acumulación de pendientes en la cultura de trabajo.

Para el caso de Rindegastos, Felipe Vera, Head de Ventas de Chile de la compañía, explica que la plataforma ayuda a ahorrar hasta un 75% de tiempo y dinero que se invierte en ejercicios de contabilidad y facturación, ya que, por lo general, las empresas requieren pagar un equipo de trabajo técnico y licencias de software especializado —entre otras expensas provenientes del manejo contable— para obtener balances impecables que luego tendrán que ser nuevamente revisados en época de rendiciones tributarias, pues un gran número de empresas, sobre todo pymes, conservan pilas de planilla y documentos que podrían ser digitalizados para una mejor visualización.

«Acelerar todos estos procesos mediante plataformas como Rindegastos termina siendo un beneficio para las empresas y sus empleados al reducir costos que se creía que eran fijos, mientras permite procesar datos contables de alta complejidad en cuestión de segundos, ahorrando horas de trabajo y errores manuales que terminan generando sobrecostos, y en ocasiones multas por omisión de información o falta de actualización en las tarifas tributarias», detalla Vera.

Sin embargo, se estima que un 73% de las compañías enfrenta obstáculos en el manejo de tecnología debido a una escasez de talento, lo que estaría truncando la acogida de herramientas productivas que requieren de ciertos conocimientos. Al respecto, Vera comenta que es clave adoptar plataformas que puedan ser manejadas por casi cualquier persona en la jerarquía de un equipo, pues los empleados involucrados en determinados procesos deben tener facilidad para cargar documentos, realizar modificaciones y automatizar cálculos que sean aprobados en un flujo de trabajo colaborativo con niveles de acceso y permisos para mantener la información segura.

De esta manera, es evidente la labor que las herramientas de rendiciones contables ejercen en la productividad de las empresas y cómo su impacto puede ayudar a estimular un mejor rendimiento en los equipos mediante la automatización de procesos y la digitalización de información, facilitando la coordinación de actividades que reduzcan la carga laboral. Esto se traduce en una reducción de tiempo en actividades manuales, propensas a equivocaciones, y una mayor concentración en tareas que requieren de creatividad, innovación y organización.