El Home office y los peligros de la sobrecarga digital para empleados y empresas

Por George Paiva, Director de RRHH para América Latina de Orange Business Services

Las empresas de todo el mundo que han adoptado el home office como arma para combatir el nuevo coronavirus viven un momento completamente diferente a todo lo que se haya visto. Con la comunicación entre los equipos 100% remota y todo el trabajo realizado en entornos digitales, el bienestar de los colaboradores debe ser tenido en cuenta, especialmente para evitar la sobrecarga digital.

El informe State of Mobile 2020, de AppAnnie muestra que los usuarios de smartphones pasan un promedio de 3,7 horas al día en el celular. Y una encuesta de Harvard Business señala que los trabajadores reciben 350 mensajes relevantes por semana. En el caso de los ejecutivos, son 300 mensajes al día. Teniendo en cuenta que el home office está concentrado en medios digitales, ese volumen de información seguramente aumentará. ¿Cómo manejar esto?

Ante todo, hay que entender los problemas que la sobrecarga genera en el bienestar del colaborador, lo que se refleja también en su productividad. Al igual que una computadora, nuestro cerebro tiene una determinada capacidad para almacenar información y estímulos. En el caso de un dispositivo electrónico, al alcanzar ese límite de memoria, este pasa a funcionar con menos eficiencia. Con la mente humana no es diferente. Cuanta más información nos bombardee, menor será nuestra capacidad de atención y creatividad.

En una encuesta de casi dos años, el profesor Nicholas Bloom de la Universidad de Stanford (EE.UU.) llegó a la conclusión de que el home office mejora la salud mental y física de los empleados, reduce las emisiones de carbono y, para las empresas, genera considerables ahorros mensuales. Por lo tanto, en este período de cuarentena, es esencial que las empresas promuevan acciones para evitar problemas y cosechar los buenos frutos del trabajo a distancia.

1.Establecer horas de descanso y respetar la vida personal de los empleados

Al trabajar desde casa, la vida personal y profesional pueden confundirse. Con esto, es muy común que los empleados terminen sobrepasando el horario laboral estipulado o dejen de hacer el tradicional horario de almuerzo al mediodía. El gerente necesita entender que los horarios de descanso son libres, por lo que el empleado tiene todo el derecho a desconectarse y hacer lo que quiera. Las horas de trabajo acordadas en el contrato deben respetarse en cualquier caso, incluyendo el registro de horas extras si es necesario.

2. Fomentar el uso de respuestas automáticas por correo electrónico

El contestador automático de correo electrónico es una herramienta muy simple pero esencial para evitar que el empleado se sienta presionado a mirar su correo durante los períodos de descanso. También actúa como un elemento de «educación» para los clientes y los gerentes, reforzando los momentos en que el empleado está disponible para tratar cuestiones relacionadas con el trabajo y los momentos en que no lo está.

3. Sustituir el correo electrónico por las redes sociales corporativas

Durante home office, es natural que el volumen de correos electrónicos aumente. El intercambio excesivo de mails, con largos hilos para tratar asuntos rutinarios, dificulta la productividad y puede causar fricciones en la comunicación. Por lo tanto, lo ideal es utilizar las redes sociales corporativas, que permiten a los empleados y a los directivos comunicarse con mayor fluidez y rapidez. Esto facilita la sinergia entre todo el equipo y mantiene a todos los miembros cerca, aunque estén físicamente distantes unos de otros. Sin el tradicional almuerzo o el café de la tarde, estas redes se convierten en el entorno en el que los empleados interactúan entre sí no sólo en cuestiones relacionadas con el trabajo, sino que también comparten sus experiencias y sensaciones.

4. Usar la tecnología para la productividad y el bienestar

Por increíble que parezca, la tecnología es un aliado en la lucha contra la sobrecarga digital. La inteligencia artificial y la automatización de procesos robóticos (RPA) pueden ayudar a los empleados a gestionar sus rutinas de forma más eficiente. Algunas herramientas, por ejemplo, tienen la capacidad de identificar los correos electrónicos prioritarios, poniendo a los empleados en control del flujo digital recibido.

Además de todo esto, es importante destacar que una situación como la que vivimos es completamente atípica y puede ser desestabilizante para algunas personas. Por eso, corresponde al responsable del equipo tener la sensibilidad de entender el límite de sus liderados y mostrarse presente para escuchar sus angustias y temores. Para los empleados, es esencial ocuparse de tareas agradables durante los descansos, evitar el bombardeo de información, haciendo así menos estresante el período de cuarentena.