4 errores comunes que cometen las empresas ¿Por qué cuesta sacar lecciones y aprender del pasado?

Una queja habitual en los y las ejecutivas de empresas en toda industria, es la dificultad que tienen para aprender de proyectos pasados. Las causas de los atrasos no fueron bien entendidas ni corregidas, los errores no fueron registrados y los logros tampoco han sido asimilados por la organización. En la práctica, salvo por aspectos técnicos específicos, cada nueva iniciativa pareciera empezar de cero.

El Socio-Director de la consultora Pragmaxion, Alé Baza, explica cuatro de las más comunes equivocaciones que dificultan este proceso de aprendizaje y que están presentes en la mayor parte de las compañías.

1. Nadie sabe dónde quedaron las lecciones: Baza explica que la manera más habitual de registrar aprendizajes es llenando una planilla, donde cada fila es un caso, con alguna caracterización típica: fecha, proyecto, observaciones, entre otras. Posterior a esto, esa planilla se guarda en alguna carpeta a la que en el futuro será difícil acceder, porque poca gente sabe o recuerda dónde la dejaron.

“Si no está a la mano, tendemos a olvidarnos del asunto y seguir adelante. Recomiendo dejar el registro accesible. Por ejemplo, en un panel visual en la oficina, publicar un código QR que lleva directo a la carpeta donde está guardada la planilla de Lecciones Aprendidas”.

2. Se registran generalidades que no ayudan mucho: Descripciones del tipo “faltó trabajo en equipo” o “terminamos a tiempo porque hubo buena planificación”, que si bien reflejan el espíritu del problema o logro, no permiten entender qué se hizo exactamente. “¿Qué ocurrió (o no ocurrió) esta vez que los lleva a decir que hubo menos trabajo en equipo? Las conclusiones muy genéricas impiden asimilar cuál fue exactamente la mejora. Los detalles hacen toda la diferencia”, afirma el experto.

Como consejo señala que se debe registrar prácticas específicas o herramientas puntuales que se hayan utilizado. “Por ejemplo, la buena planificación se dio porque se realizó rigurosamente una reunión diaria de sólo 15 minutos (09:00 a 09:15), donde se revisaban las desviaciones del día anterior, con la participación de 4 personas, representando a las áreas involucradas en el proyecto. Mientras más preciso, mejor. Cuando aplica, incluir una foto relacionada al caso puede ayudar mucho”, desarrolla.

3. Es difícil saber cómo encontrar lo que necesitamos: Si voy a abordar un nuevo proyecto y me interesa aprender de experiencias anteriores, ¿según qué criterios debo buscar estos casos del pasado? “Discutan en la organización cuál es la forma más práctica de organizar los aprendizajes, considerando cómo buscarían esta información en la práctica. A veces las categorías que a priori parecen más lógicas no son las más viables. Por ejemplo, podría resultar práctico asignar a cada caso un Tag según el activo involucrado, en lugar del proyecto donde ocurrió”, comenta Baza.

4. Si registramos al cierre del proyecto, ya se nos olvidó: El incesante ritmo cotidiano hace que estemos siempre concentrados en lograr los objetivos definidos. El registro de aprendizajes es una actividad que tiende a quedar para el final, cuando ya se ha cerrado la iniciativa. Lamentablemente, a esa altura ya nos olvidamos de los casos específicos, y no sería extraño terminar completando un registro de memoria sólo “por cumplir”.

“Para evitar el olvido, es necesario definir una práctica de registro quincenal o mensual, asignando un tiempo en la agenda para realizarla. Otra idea es utilizar post-it con los elementos centrales del caso, que se dejan a la vista apenas ocurre, para luego hacer el registro completo”, aconseja el consultor.

Darse cuenta es el primer paso de este gran proceso, pero esto no implica que ya se aprendió. “En rigor, un registro de observaciones nunca serán lecciones aprendidas, sino que un input importante para entender e incorporar cambios en nuestras prácticas”, concluye Baza.