Cuatro maneras para planificar tu equipo de trabajo en tiempos de vacaciones

– Organizar bien el calendario de vacaciones en conjunto con los colaboradores y definir con tiempo sus reemplazos son algunas de las claves para dar continuidad a una empresa cuando los trabajadores hacen uso de sus días legales de descanso.

 

Sin lugar a dudas, 2020 fue un año desgastante. La emergencia derivada del coronavirus, el temor a enfermarse, el confinamiento, la alteración de las rutinas y el trabajo remoto, fueron motivos de sobra para pensar en vacaciones y en el merecido descanso después de un período muy movido.

En esta línea, organizar bien el calendario de vacaciones en conjunto con los colaboradores y definir con tiempo los reemplazos son solo algunas de las claves para dar continuidad a una organización cuando los trabajadores hacen uso de sus días legales de descanso.

Para la directora de la empresa de reclutamiento especializado Robert Half de Chile, Karina Pérez, las vacaciones son un período en que debido a la menor dotación con la que queda una empresa, esta podría incluso llegar a ver afectada parte de sus operaciones ante la falta de los que más saben, por lo que se hace necesario planificar con tiempo la correcta continuidad de las actividades en cada organización.

“En esta época, mucha gente toma vacaciones, aunque algunos colaboradores prefieren posponerlas para otros meses del año, lo que genera una sobrecarga, ya que quienes deben reemplazarlos quedan con el doble o el triple de trabajo para cubrir a sus compañeros. En ocasiones, deben trabajar horas extras, con mayores niveles de estrés, lo que afecta su productividad, calidad del trabajo y bienestar personal. Por esto, es muy importante que quienes lideran los equipos distribuyan bien la carga de trabajo y planifiquen las vacaciones, para que no quede una persona cubriendo el trabajo de un equipo completo”, afirma Karina Pérez.

En este contexto, la planificación tiene un impacto positivo porque permite a los trabajadores definir con tiempo, junto a sus familias, cuál es el mejor momento para tomarse vacaciones, y es beneficiosa también para la empresa si programa adecuadamente la manera en que suplirá la ausencia de su fuerza laboral.

Pero, cuando la carga no está bien repartida, una buena e interesante opción es colocar profesionales temporales que puedan ayudar al equipo a no estar sobrecargados. Los cargos temporales son finalmente manos extra que ayudan a hacer el trabajo diario.

De hecho, en Robert Half ven que en esta época hay un aumento de demanda por este tipo de modalidad, y en el mercado laboral actual efectivamente existe disponibilidad de gente para poner en distintos roles, con distintas especialidades, dispuesta y acostumbrada a trabajar en proyectos de uno, dos o tres meses, apoyando así a los equipos por la temporada estival.

“Es muy importante prevenir que estas situaciones provoquen una sobrecarga en quienes no salen de vacaciones, generando planes para contratar gente extra o cambiar a personas de equipos. Sin duda, es común que en esta época haya un exceso de trabajo, pero es importante que sea un exceso llevadero y viable en términos de horas”, señala Karina Pérez.

Poder salir de vacaciones sin preocupación de que todo marchará en perfectas condiciones y que no tendrás problemas en los procesos de productividad y en la logística de la empresa, es un asunto que a muchos inquieta. Por eso, desde Robert Half entregan 4 maneras para planificar tu equipo de trabajo antes de tomar el merecido descanso:

 

  1. Asignar personal capacitado. Dejar estratégicamente a un trabajador experto, capacitado y que conozca todas las dinámicas de la empresa, en los puestos de mayor contingencia.
  2. Evitar la sobrecarga de trabajo por áreas. Saber distribuir las responsabilidades de las personas que no se encuentran de vacaciones y reemplazando a sus compañeros de trabajo es fundamental a la hora de reducir el personal, ya que se evita descompensación en la productividad, personal descontento, problemas internos entre colaboradores, etc.
  3. Capacitación. Es fundamental capacitar a los colaboradores que realizarán el reemplazo, aunque sean estos contratados solo para esta función, así como a aquellos son parte de la compañía y que conocen el negocio, pero que no realizan las mismas tareas.
  4. Comunicar a clientes y proveedores. Las comunicaciones entre clientes y proveedores es fundamental, por lo que mantenerlos informados del período que se encontrarán de vacaciones y quién quedará en su reemplazo generará que no existan retrasos ni malos entendidos en los procesos de la organización.

Por: Juan Pablo Díaz S.

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