La evolución de las herramientas de productividad y su impacto en el trabajo moderno

Casi sin darnos cuenta fuimos incorporando cada vez más dispositivos, aplicaciones y softwares que forman parte de la rutina de trabajo, estudio y también del resto de actividades que realizamos diariamente. Estas nuevas herramientas se han vuelto indispensables, de hecho han modificado las prácticas de manera definitiva. 

Los dispositivos portátiles han multiplicado las posibilidades creativas y prácticas de manera definitiva. De ahí que el mercado en tecnología digital creció exponencialmente. Las empresas dedicadas al sector tienen dispositivos que multiplican los beneficios de estas herramientas como por ejemplo Apple Ipad, Samsung Smartphone o Xiaomi Notebook.

¿Qué son las herramientas de productividad?

Una herramienta de productividad es aquella aplicación, software o dispositivo que están diseñadas para reemplazar al hombre en la realización de ciertas tareas como gestión del tiempo, la organización de información o actividades, simplificar tareas, entre otras. Son sumamente efectivas y mucho más eficientes que un ser humano.

Facilitan diversas tareas laborales o de estudio, permitiendo trabajar colaborativamente y en tiempo real con otras personas desde la comodidad de cualquier dispositivo. Con cualquier modelo de smartphone de Samsung, tableta de Apple o la línea de notebooks Xiaomi es posible trabajar en la nube.

Tipo de herramientas de productividad

El trabajo tal cual lo experimentamos en la actualidad es consecuencia del impacto de estas herramientas. Cualquier entorno laboral que responda a las demandas más actuales de eficiencia, colaboración y virtualidad, cuenta con herramientas de estas características.

Su impacto no solo se dio hacia dentro de las oficinas o instituciones educativas, todo tipo de actividad que implique organización o planificación puede optimizarse con su uso ya que no solo han revolucionado la dinámica de trabajo el hombre sino también la organización de empresas e instituciones.

Procesadores de texto y planillas de cálculo

Estas aplicaciones son de las más conocidas y populares por su gran utilidad en una amplia zona de influencia. Se trata de herramientas que permiten editar y crear  documentos con texto o cálculos. Algunos ejemplos son Google Docs/Sheets, Microsoft Word o Excel.

Los procesadores de texto, las hojas de cálculo y los software de gestión de proyectos son las nuevas herramientas para la eficiencia y la precisión. Con ellas se logró automatizar tareas rutinarias reduciendo el margen de error e incrementando la velocidad. Gracias a eso, la actividad comercial creció.

Herramientas de comunicación

Si bien estas aplicaciones existen desde hace un buen tiempo, en la actualidad ha crecido el uso de comunicación en tiempo real o el trabajo y la colaboración a distancia.

A su vez, la educación se ha virtualizado bastante ofreciendo nuevas oportunidades con estas tecnologías como medio. Algunas de las aplicaciones que facilitan esta novedad pueden ser Slack, Google Meet, Microsoft Teams o Zoom.

Gestores de tareas

Ideales para el seguimiento de proyectos, mantener la organización de eventos y tareas gracias a sus alarmas y recordatorios. Son muy intuitivas y óptimas para organizar equipos de trabajo. Algunos ejemplos son Asana, Trello o Monday.com.

Hay aplicaciones que automatizan procesos y se combinan muy bien con las aplicaciones que gestionan tareas. Aplicaciones como Zapier o IFTTT envían correos y actualizan las bases de datos automáticamente.

Software para gestión de proyectos

El mundo se agiliza y el trabajo se complejiza consecuencia de los cambios producidos por los avances en tecnología de las comunicaciones. Sin embargo, no hubo demora en la creación de herramientas específicas a la altura del cambio cultural y digital.

De la creciente complejidad de los proyectos laborales en las empresas surgió la necesidad de herramientas para gestionar tareas de manera más estructurada y eficiente la nueva productividad. Así fue que surgieron nuevas aplicaciones y softwares para ofrecer sistemas de gestión basados en listas, tableros visuales y cronogramas que facilitaron la asignación de responsabilidades, determinar plazos y coordinar de manera eficiente equipos multidisciplinarios de trabajo.

Software de almacenamiento

En la era de la información, sumado al aumento de la productividad del mundo laboral de la mano de las nuevas herramientas digitales, se ha vuelto de cabal importancia la capacidad de almacenamiento de la información y en este sentido, las aplicaciones que permiten compartir y guardar archivos en la nube son fundamentales.

Con ellas se accede desde cualquier dispositivo y funcionan on line por lo que es posible también, trabajar desde cualquier lugar. Estas nuevas circunstancias permiten el trabajo a distancia, dando comienzo a una nueva modalidad de trabajo.

Internet y la colaboración en línea

Avanzada ya la década del 90 y comenzados los 2000, asistimos a una nueva revolución: internet. Este avance en la tecnología cambió completamente los modos de comunicación y la experiencia del tiempo y el espacio. Las distancias se acortaron y el trabajo se modificó definitivamente.

Los avances tecnológicos comenzaron a dar saltos gigantes de un modelo al siguiente. La productividad laboral se disparó gracias a las ventajas en la productividad laboral a partir del trabajo remoto.

Plataformas especializadas de edición colaborativa

El gran salto fue a partir del avance en telecomunicaciones, el cual permitía conectarse instantáneamente a cualquier parte del mundo. Esto habilitó una nueva modalidad colaborativa de trabajo entre diferentes empresas desde diferentes locaciones. A su vez, mejoró la accesibilidad de los empleados a los archivos y la flexibilidad de los mismos a partir de aplicaciones como Google Docs.

A continuación, surgen las plataformas en línea de edición y trabajo colaborativo como Dropbox y Google Drive que permiten almacenar la enorme cantidad de archivos sin ocupar espacio físico ya que utilizan la nube como lugar virtual de guardado y fácil acceso a todo tipo de archivo digital. Desde allí se puede trabajar sobre los documentos y automáticamente quedan guardados los cambios.

Inteligencia artificial

Lo último en tecnología digital es la inteligencia artificial. Este tipo de inteligencia es un sistema que imita la inteligencia humana y es capaz de reemplazarla en algunas tareas como reconocimiento de patrones, la capacidad de aprendizaje y la toma de decisiones. Funciona a partir de modelos matemáticos, algoritmos y enormes volúmenes de datos que usa para copiar los procesos cognitivos del humano, aprender y, fundamentalmente, funcionar de manera autónoma.

Aspectos generales

Existen dos tipos de IA clasificados según IA débil e IA fuerte. Su diferencia radica en la posibilidad de emulación y realización de tareas de manera autónoma. Sus mejores resultados pueden apreciarse en los avances obtenidos en el sector de la ciencia médica, la industria, la educación o el entrenamiento, para mencionar algunos.

También se han obtenido grandes resultados positivos en torno a las herramientas de productividad conjugadas con las IA. Los más visibles y populares son los chatbots o asistentes virtuales que se dedican a gestionar tareas sencillas como responder consultas comunes o programar reuniones.

Herramientas de productividad e IA

Los diferentes avances en tecnología digital se conjugan expandiéndose hacia sectores de la industria o la salud y también, se combinan entre sí mejorando las herramientas tecnológicas preexistentes como toda la cartera de herramientas de productividad que hemos mencionado anteriormente.

Una de las mejoras ha sido la personalización de herramientas de productividad. A partir de aplicaciones específicas es posible corregir, no sólo errores gramaticales, sino el propio estilo de un texto en función del tono del mismo. También, existen sistemas de predicción de problemas que ajustan en tiempo real las estrategias de acción mejorando sustancialmente la toma de decisiones.