Las 7 rutinas para mejorar la productividad de tu organización

·        Experto revela cuáles son las 7 rutinas más importantes que ofrece el Método Lean, mundialmente reconocido como una de los modelos más eficientes de gestión empresarial, y que se deben implementar en toda organización.

Conseguir una mayor productividad, a diferencia de lo que muchos piensan, es más que establecer una meta y asegurarse de la continuidad de la operación. Para lograr resultados efectivos en los tiempos establecidos, se requiere de una característica que toda organización, grande, pequeña o mediana, debiese tener: Disciplina.

Sin disciplina, difícilmente se consigue avanzar. Y bajo este prisma, el Método Lean, basado en la filosofía oriental, es un camino que ofrece rutinas concretas no solo para lograr una excelencia operativa, sino que también para aterrizar nuestros esfuerzos, tiempo y resultados.

«Es vital que, independiente del tipo de negocio en que estamos, en primer lugar generemos una agenda estandarizada con las actividades importantes, es decir, aquellas actividades que nos ayudan a agregar valor.  Y a la vez, esta agenda debe estar sincronizada con la agenda de cada uno de quienes forman parte de mi equipo», explica Gustavo Norambuena, director regional para Latinoamérica de  Shinka Management.

«A diferencia de lo que se piensa, no es necesario ocupar el 100% de la agenda con actividades, porque eso no es real. Además, es importante considerar tiempos de desplazamiento y las pausas que podrían existir entre actividades. Porque es saludable que, por ejemplo, a media mañana me dé 15 minutos para tomarme un café. Si no tomas en cuenta estos detalles, nunca vas a dar cumplimiento efectivo de tu agenda», agrega el experto.

 Y para ello, el Método Lean, propone una serie de rutinas concretas que se deben registrar en la Agenda Estandarizada y así ejecutar en tu día a día, pasando a formar parte del modelo de gestión y operación para conseguir tus propósitos como organización. A continuación te contamos de las 7 más importantes:

Rutina 1

Reservar en la agenda sesiones Hoshin Kanri, cuyo propósito es alinear la estrategia, la táctica y la operación en toda la organización para dar cumplimiento de las metas del negocio en un horizonte de 3 a 5 años.

«Esto quiere decir que toda actividad que se realice a nivel operativo tiene que estar relacionada o tener algún impacto con las actividades forjadas en nuestro plan estratégico», explica el experto de Shinka Management.

«Para esto se hacen sesiones Top -Down (defino qué lograr) y Bottom -Up (cómo lo voy a lograr). Si bien esto se realiza una vez al año, el seguimiento de lo establecido en Hoshin Kanri debe hacerse de manera mensual, por ende, esta actividad debe estar sí o sí en mi agenda», agrega Gustavo Norambuena.

Rutina 2

Sesiones de Gestión del Desempeño con el propósito de cerrar brechas de desempeño expresadas a través de los KPIs que se definieron en el Hoshin Kanri como estratégicos en las dimensiones de seguridad, personas, productividad, costos, etc. Esto tiene como propósito crear compromisos a todo nivel de la compañía. Estas sesiones serán con una frecuencia por turno, diaria o semanal dependiendo del nivel organizacional y la dinámica del mercado donde está la organización.

Rutina 3

Generar sesiones de estandarización de procesos. Si no hay estandarización no hay posibilidad de mejora. Acá se define el paso a paso, así como también el ritmo de los procesos. La frecuencia de esta actividad depende del estado de madurez de la estandarización y de las necesidades de la dinámica de identificación de la mejora de procesos de la organización.

Rutina 4

Confirmación de cumplimiento de estándares y de las rutinas. El propósito es verificar en terreno, a través de una observación y evaluación objetiva, las capacidades de las personas para cumplir con los estándares y las rutinas definidas, y, en caso de que existan brechas, acordar planes para el cierre de éstas

Rutina 5

Sesiones de feedback y coaching, basados en modelos formales, para desarrollar y entregar a las personas información, guía, reflexiones y planes de acción que necesitan para desarrollar sus potencialidades y cerrar brechas de desempeño.

Rutina 6

Sesiones de Resolución de Problemas. Resolver brechas detectadas en la operación, identificando sus causas e implementando iniciativas de mejora que apunten a resolver estas causas monitoreadas por indicadores de desempeño que me permitan visualizar la brecha y monitorear su cierre. Esto se hace formando equipos en que participen el dueño o responsable del proceso, los ejecutores y otras personas que sean relevantes.

Rutina 7

Revisión del cumplimiento de las actividades importantes anotadas en la Agenda Estandarizada. Para ello, se puede generar un gráfico para tener una mayor visibilidad. En caso de no estar cumpliendo, se recomienda analizar el por qué. «Muchas veces esto sucede porque no se asigna de manera real el tiempo que le dedico a las actividades. Porque cuando no estandarizo los tiempos, lo más probable es que me alargue. Y para solucionar esto, hay que analizar y realizar las siguientes acciones: delegar, descartar, reducir, simplificar, combinar o rechazar», enfatiza el profesional.  

Para saber más sobre este modelo, visita: https://shinkamanagement.com/es/

Por Andrea Montes.